Patientenakte einsehen und Kopie anfordern: Anspruch, Kosten, Ablauf

Was steht Ihnen zu?

Auf Verlangen ist Ihnen unverzüglich Einsicht in die vollständige, Sie betreffende Patientenakte zu gewähren. Sie können auch Abschriften verlangen, ebenfalls elektronisch. Die erste Abschrift wird unentgeltlich zur Verfügung gestellt (§ 630g Abs. 1 BGB). Zur Akte gehören unter anderem Anamnese, Diagnosen, Untersuchungen und Befunde, Therapien und Eingriffe mit ihren Wirkungen, Einwilligungen und Aufklärungen sowie Arztbriefe (§ 630f Abs. 2 BGB).

Neben dem Anspruch aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch gibt es das Auskunftsrecht nach der Datenschutz-Grundverordnung: Sie dürfen eine kostenlose Kopie der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen (Art. 15 DSGVO). In der Praxis berufen sich Patienten häufig auf beide Grundlagen gleichzeitig. Zusätzlich führen die Krankenkassen für Versicherte die elektronische Patientenakte. Sie ersetzt die Behandlungsdokumentation der Praxis nicht, sondern ergänzt sie um Befunde und Arztbriefe, die dort eingestellt werden.

Wann darf die Praxis die Einsicht verweigern?

Nur, wenn erhebliche therapeutische Gründe oder erhebliche Rechte Dritter entgegenstehen. Die Ablehnung muss begründet werden (§ 630g Abs. 2 BGB). Eine pauschale Verweigerung ist nicht zulässig. Bleibt die Praxis untätig, setzen Sie schriftlich eine angemessene Frist und holen Sie sich Rat bei der Patientenberatung oder der Datenschutzaufsicht. Dokumentieren Sie Ihre Anfrage mit Datum und bewahren Sie Antworten auf. Bitten Sie bei einer teilweisen Verweigerung darum, genau anzugeben, welche Teile der Akte betroffen sind und worauf sich die Begründung stützt. So können Sie später nachvollziehen, ob die Ablehnung den gesetzlichen Voraussetzungen entspricht.

Handelt es sich um psychische Erkrankungen, kann die Einsicht eher eingeschränkt werden. Bei Operationen in der Chirurgie sind therapeutische Gründe selten. Rechte Dritter betreffen zum Beispiel Angaben von Angehörigen in der Akte. Dann dürfen diese Stellen abgedeckt oder geschwärzt werden, der Rest bleibt zugänglich.

Was kostet die Kopie?

Die erste Abschrift ist unentgeltlich. Für weitere Kopien können Kosten anfallen, fragen Sie vorab nach der Höhe. Erben tragen die Kosten, wenn sie Einsicht wegen vermögensrechtlicher Interessen verlangen (§ 630g Abs. 3 BGB). Bei Zweitmeinungen zu bestimmten Eingriffen trägt die Krankenkasse die Kosten für Kopien der benötigten Befunde (§ 27b Abs. 6 SGB V).

Auskunftsanspruch nach DSGVO und Rechtsprechung des EuGH

Neben § 630g BGB gibt es einen datenschutzrechtlichen Anspruch auf Kopie Ihrer personenbezogenen Daten. Der Europäische Gerichtshof hat am 26. Oktober 2023 entschieden (Rechtssache C-307/22), dass die erste Kopie der Patientenakte unentgeltlich zu überlassen ist und Sie den Antrag nicht begründen müssen. Das gilt auch, wenn Sie die Akte etwa zur Prüfung eines Behandlungsfehlers brauchen. Das BGB regelt die unentgeltliche erste Abschrift inzwischen ausdrücklich. Ausgeschlossen ist die Einsicht weiterhin nur, soweit erhebliche therapeutische Gründe oder erhebliche Rechte Dritter entgegenstehen (§ 630g Abs. 2 BGB).

Musterablauf: So fordern Sie Ihre Akte an

1. Schriftlich anfragen: Per Brief oder E-Mail mit Name, Geburtsdatum und Behandlungszeitraum.
2. Umfang nennen: Komplette Akte oder bestimmte Unterlagen, Papier oder elektronisch.
3. Empfang bestätigen lassen: Notieren Sie das Versanddatum.
4. Frist setzen: Bitten Sie um Übersendung innerhalb einer angemessenen Zeit, etwa wenige Wochen.
5. Unterlagen prüfen: Sind Aufklärungsbögen, Befunde und Arztbriefe vollständig?
6. Bei Verweigerung: Begründung verlangen und Beratung einholen.

Eine feste Tagesfrist nennt das Gesetz nicht, es gilt unverzüglich.

Beispiel für ein Anschreiben (Musterformulierung)

„Sehr geehrte Damen und Herren, ich bitte nach § 630g BGB um Einsicht in meine vollständige Patientenakte und um eine Kopie, bevorzugt elektronisch. Behandlungszeitraum: [Zeitraum]. Name, Geburtsdatum und Anschrift: [Angaben]. Bitte bestätigen Sie den Eingang dieses Schreibens und teilen Sie mir mit, bis wann ich die Unterlagen erhalte. Mit freundlichen Grüßen.“

Senden Sie das Schreiben per E-Mail mit Lesebestätigung oder per Einwurf-Einschreiben und bewahren Sie den Nachweis auf. Muss die Praxis die Unterlagen per Post schicken, fragen Sie nach einem verschlüsselten Versand oder einem Datenträger.

Wie lange werden Unterlagen aufbewahrt?

Die Behandelnde hat die Patientenakte für zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nach anderen Vorschriften keine andere Frist besteht (§ 630f Abs. 3 BGB). Spezialgesetze können längere Fristen vorsehen. Nachträgliche Änderungen an der Akte sind nur zulässig, wenn der ursprüngliche Inhalt und der Zeitpunkt der Änderung erkennbar bleiben (§ 630f Abs. 1 BGB). Praxisschließung oder -übernahme entbindet nicht von der Aufbewahrung. Fragen Sie nach, wo Ihre Unterlagen liegen.

Praktisch heißt das: Wer eine Operation vor mehr als zehn Jahren hatte, kann nicht sicher sein, dass die Praxis die Akte noch hat. Bei Implantaten oder Eingriffen, die später für Gutachten wichtig werden könnten, kann es sinnvoll sein, rechtzeitig eine Kopie zu verlangen und selbst aufzubewahren.

Wofür brauchen Patienten die Akte?

Typische Anlässe sind ein Arzt- oder Klinikwechsel, die Einholung einer Zweitmeinung, die Klärung offener Fragen nach einer Operation, Anträge bei Kasse oder Versicherung und die Prüfung eines möglichen Behandlungsfehlers. Für eine Zweitmeinung genügen oft Befunde, Arztbriefe und Bildmaterial. Bei Röntgen-, CT- und MRT-Aufnahmen fragen Sie nach einer Kopie auf Datenträger.

Was sollten Sie in der Kopie finden?

• Anamnese, Diagnosen und Untersuchungsbefunde
• Operationsbericht und Anästhesieprotokoll
• Aufklärungs- und Einwilligungsbögen mit Ihrer Unterschrift
• Arztbriefe und Entlassbriefe
• Verlaufsdokumentation und Wundkontrollen

Fehlen Teile der Akte, fragen Sie schriftlich nach. Die Dokumentation muss alle medizinisch wesentlichen Maßnahmen und Ergebnisse enthalten. Fehlt eine solche Dokumentation, wird in einem Haftungsstreit vermutet, dass die Maßnahme nicht erfolgt ist (§ 630h BGB). Lassen Sie sich im Zweifel beraten.

Elektronische Patientenakte und Praxisakte: Was ist der Unterschied?

Die elektronische Patientenakte (ePA) wird von den Krankenkassen für gesetzlich Versicherte angelegt, sofern diese nicht widersprechen. Praxen und Kliniken speichern dort Daten aus der aktuellen Behandlung, wenn Sie nicht widersprochen haben. Die ePA ersetzt aber nicht die Behandlungsdokumentation, die die Praxis in ihrem eigenen System führt. Ihr Anspruch auf Einsicht und Kopie der Praxisakte bleibt daher bestehen. Welche Dokumente in Ihrer ePA liegen und wer sie sehen darf, können Sie über die App Ihrer Kasse steuern. Fragen Sie Ihre Kasse nach den Einstellungen und dem Widerspruchsrecht.

Einsicht nach dem Tod des Patienten

Nach dem Tod können Erben ihre Rechte zur Wahrung vermögensrechtlicher Interessen ausüben, nahe Angehörige zur Wahrung ideeller Interessen. Der ausdrückliche oder mutmaßliche Wille des Verstorbenen kann dem entgegenstehen. Die Kosten der Abschriften tragen Erben und Angehörige (§ 630g Abs. 3 BGB).